Biyunföreningen Gröna Drakens policy
om hantering av personuppgifter enligt Dataskyddsförordningen
- Ändamålet för lagring av personuppgifter i föreningens register
Biyunföreningen Gröna Draken är en rikstäckande ideell förening med målsättningen att främja människors fysiska och psykiska hälsa med traditionell kinesisk medicin och Biyunmetodens qigong. Detta gör vi genom information och främjande av utbildning i Biyunmetoden. Föreningen är ett forum för Biyunmetodens utövare samt instruktörer och ledare. Föreningen har även lokala föreningar samt ett antal lokalgrupper.
Medlemsregistret
Biyunföreningen Gröna Draken har ett medlemsregister med personuppgifter tillhörande medlemmar. Man blir medlem i föreningen genom att årligen betala en medlemsavgift.
Ändamålet med medlemsregistret är att kunna ge service till föreningens medlemmar, att sprida kunskap om Biyunmetoden och uppmuntra deras utövande av qigong. Detta görs genom att direkt kontakta medlemmar, att skicka information från föreningen angående medlemskapet, föreningens medlemsblad samt aktuell information om aktiviteterna i relevanta lokala föreningar och grupper.
Medlemsregistret innehåller medlemmarnas kontaktuppgifter – namn, adress, telefonnummer, e-postadress och information om utskick ska ske elektroniskt eller med fysisk post.
Register över utbildade instruktörer och ledare i Biyunmetoden
Biyunföreningen Gröna Draken har ett register med personuppgifter tillhörande personer som är utbildade instruktörer och ledare i Biyunmetoden. Personuppgifterna kommer in i registret när en person är behörig att vara instruktör i en av Biyunmetoderna. Seniorledares personuppgifter läggs till registret när denne är behörig att vara ledare i Biyunmetodens Seniorqigong.
Ändamålet med registret är att föreningen kan uppfylla föreningens syfte; uppmuntra och stödja instruktörer och ledare i Biyunmetoden i deras verksamhet. Personuppgifterna i registret används för att hålla kontakt med instruktörer och ledare, göra utskick med information från föreningen till instruktörer och ledare, att föra in information om kurser och aktiviteterna på föreningens hemsida, samt att föra ut information till allmänheten om vart de kan vända sig för att få lära sig Biyunmetoderna samt att koordinera medlemsaktiviteter som behöver medverkan av en instruktör eller ledare på lokalnivå (exempelvis att anordna träningskvällar, lokala informationsträffar, utbildningstillfällen).
Registret över instruktörer och ledare innehåller kontaktuppgifter – namn, adress, telefonnummer, e-postadress samt behörighet i Biyunmetoderna.
Register över personer utbildade i Biyunmetoden
Biyunföreningen Gröna Draken har ett register över personer som är utbildade i någon av Biyunmetoderna och ännu inte är medlemmar i föreningen. Registret innehåller kontaktuppgifter till elever som har samlats in av instruktörer och skickats till föreningen.
Ändamålet med registret över personer som är utbildade i Biyunmetoden är att erbjuda dem stöd i deras qigongutövning genom att erbjuda medlemskap i föreningen och lämna information om Biyunmetoden, föreningens aktiviteter samt möjligheter till vidare utbildning i Biyunmetoden.
Registret över personer utbildade i någon av Biyunmetoderna innehåller kontaktuppgifter namn, adress, telefonnummer, e-postadress samt vilken Biyunmetod de har lärt och instruktörens namn.
- Lagring av personuppgifterna
Medlemsregistret
Personuppgifterna i medlemsregistret lagras under tiden man är medlem i föreningen och två år efter upphörande av medlemskap.
Register över utbildade instruktörer och ledare i Biyunmetoden
Personuppgifterna i registret över utbildade instruktörer lagras i fem år efter att de har slutat att betala serviceavgiften till föreningen. Personuppgifterna över utbildade seniorledare i Biyunmetoden och andra ledare lagras i fem år efter att de har utbildats och därefter utgår information om lagring för gruppen som helhet med fems års intervall, för att möjliggöra samtycke avseende fortsatt eller avslutad lagring.
Samtycke av instruktörer och ledare i Biyunmetoden behöver lämnas innan deras kontaktuppgifter och behörighet publiceras på föreningens hemsida.
Register över personer utbildade i Biyunmetoden
Registret innehåller kontaktuppgifter till elever som har samlats in av instruktörer och skickats till föreningen. Efter utskick med information om föreningen och planerade aktiviteter raderas personuppgifter, senast 12 månader efter uppgifterna är kansliet tillhanda.
- Delning av personuppgifter med andra organisationer
Biyunföreningen Gröna Draken delar personuppgifter från sina register med Biyunakademin dvs avseende akademins kursverksamhet, kursmaterial och e-butik. Syftet med delningen är att främja elevers och föreningens medlemmar utövande av qigong, öka deras kunskap om traditionell kinesisk medicin, lämna information om utbildningar i Biyunmetoden samt att informera om hälsoprodukter som tillhandahålls av Biyunakademin och som kan förbättra hälsan. Biyunföreningen Gröna Draken ska dela information med Biyunakademin endast om Biyunakademin följer föreningens policy om lagring av personuppgifter. Biyunakademin får inte dela information om personuppgifterna som härstammar från föreningens register vidare till andra föreningar eller organisationer.
Personer som har sina personuppgifter lagrat i någon av föreningens register kan begära att deras uppgifter inte delas med Biyunakademin.
- Utseende av personuppgiftsbiträde
Föreningens personuppgiftsbiträde utses av föreningens styrelse. Personuppgiftsbiträdet ansvarar för en säker hantering och lagring av personuppgifter i föreningens register enligt Dataskyddsförordningen.
- Korrekthet i information och säker hantering
Alla personuppgifter i Biyunföreningens register är konfidentiella och hålls på ett säkert sätt. Personer som har sina personuppgifter lagrat i föreningens register har rätt att begära ändringar i sina personuppgifter. De har även rätt att begära att deras personuppgifter raderas från registret eller att delning med Biyunakademin inte görs. De ska i så fall kontakta föreningens kansli genom e-post, telefon eller brev. Ändringarna ska göras skyndsamt dock senast en månad efter att begäran har inkommit till kansliet.
Policyn antaget av Biyunföreningen Gröna Drakens styrelse den 17 juni 2018
Ladda ned hela policyn som pdf här